Scrum es un proceso simple e interactivo para la gestión de proyectos, utilizado inicialmente para el desarrollo de software, y que ahora se ha adaptado para todo tipo de proyectos y disciplinas, incluido el marketing, cuya adaptación se conoce como Scrum Marketing.
El scrum marketing ofrece una serie de beneficios claros como:
- Entregables de mejor calidad.
- Velocidad de trabajo aumentada.
- Mayor control.
- Riesgo reducido.
- Mejor comprensión del cliente.
El objetivo original de Scrum en el mundo del desarrollo de software era dar cabida a la incertidumbre frente a la creciente complejidad y cambio. Jeff Sutherland, uno de los creadores de Scrum, enfatizó:
Scrum se basa en una idea simple: cada vez que comienzas un proyecto, es importante observar regularmente si lo que estás haciendo, va en la dirección correcta, y si es lo que la gente realmente quiere.
Scrum es perfecto para:
- Probar.
- Iterar.
- Y Perfeccionar.
De esta forma se aumenta:
- La productividad.
- La flexibilidad.
- Y la adaptabilidad al cambio.
A través de esto, también nos permite aprender y, al hacerlo, acercarnos mucho más a nuestros leads y clientes.
Aunque Scrum no fue diseñado para el marketing, resuelve muchos desafíos y tiene muchas ventajas para mejorar la forma de trabajar, mejorar la calidad de los servicios, enriquecer las experiencias que se crean para los clientes y aumentar el impacto comercial.
Pasos para poner Scrum en práctica
Scrum se divide en tres aspectos: roles de equipo, eventos y herramientas.
Roles de equipo
La metodología Scrum engloba equipos que son:
- Multifuncionales, para que tengan todas las competencias necesarias para realizar el trabajo sin depender de otros que no formen parte del equipo. En un equipo de programadores esto es ideal, pero en un departamento de marketing no hay nadie que haga de todo y que lo haga bien. Así que en scrum marketing existirán especialistas (diseñadores, estrategas, analístas, editores, etc).
- Con posibilidades de auto organizarse, para que puedan elegir la mejor manera de realizar su trabajo, en lugar de ser dirigidos por otros fuera del equipo. Esto también es válido para scrum marketing.
En Scrum marketing existen 3 tipos de roles.
Product Owner
➤ Toma las decisiones del cliente, conoce perfectamente el negocio.
➤ Por simplicidad, este rol es único.
➤ Es propietario del product backlog que veremos más adelante.
➤ Decide las prioridades de las tarea.
➤ Acepta o rechaza el sprint (veremos el sprint en el apartado eventos).
➤ Ayuda al equipo a asegurarse de que están haciendo el trabajo correcto en el momento adecuado.
Scrum Master
Es el papel que desempeño en Orbital Revolution, así que lo conozco bastante bien :), mis tareas son las siguientes:
➤ Hago que se respeten las reglas de Scrum.
➤ Soy la conexión entre el product owner y el equipo.
➤ Parte de mi trabajo consiste en ayudar tanto al product owner como al equipo.
➤ Trabajo como uno más del equipo, también tengo tareas asignadas, como la de escribir este artículo,.
➤ Reviso la pila de producto o backlog (en el siguiente apartado veremos que es esto).
➤ Modero las reuniones.
➤ Gestiono el grupo, con esta metodología es fácil, ya que tenemos reuniones diarias y así es muy fácil mantener el foco.
➤ Soluciono los posibles problemas durante el sprint para garantizar su desarrollo.
Equipo Scrum
➤ Formado por las personas que desarrolla cada sprint.
➤ >=3 & <= 9 (sin contar SM y PO), en el caso de Orbital Revolution cada equipo lo forman 4 o 5 personas.
➤ Equipo multidisciplinar.
➤ El propio equipo se autoorganiza y coordina las tareas. En nuestro caso planificamos los viernes el sprint de la siguiente semana, cada persona del equipo se organiza sus tareas como quiere, saben que tienen una semana para hacerlas todas.
➤ Todos conocen la visión del Product Owner, saben cuales son los objetivos de la semana y los de medio y largo plazo.
➤ Todos participan en las decisiones.
➤ Participan en la elaboración del backlog.
➤ Se respetan opiniones de todos.
➤ Todos conocen scrum.
Eventos
En Scrum, el trabajo se divide en iteraciones conocidas como Sprints. Estos duran un período relativamente corto, generalmente de una a cuatro semanas, siendo las dos o tres semanas las más comunes, en Orbital Revolution los sprints duran una semana. Es lo que mejor nos funciona, nunca perdemos el foco y siempre estamos super motivados.
Cada Sprint representa un lapso de tiempo para producir entregas significativas, pero no grandes. Los grandes proyectos o campañas no se completarían en un solo Sprint, sino que se producirían en una secuencia continua de muchos Sprints, uno tras otro.
La metodología Scrum se basa en el concepto de Sprints como una forma de crear enfoque, intensidad y velocidad para completar las tareas de trabajo. Cada sprint, a su vez consta de diferentes fases.
Planificación del Sprint
Cada Sprint comienza con una reunión inicial de planificación de Sprint, que es donde el equipo determina en qué trabajará en el transcurso del Sprint en función de la priorización en los objetivos de marketing y las estimaciones del trabajo involucrado.
En nuestro caso esta reunión la tenemos los viernes, así el lunes empezamos todo el equipo muy motivado y centrados en lo que tenemos que hacer.
Daily Scrum
A medida que avanza el Sprint, el equipo se reúne todos los días en una Daily Scrum, para ponerse al día sobre cómo van las cosas.
Esto no debe durar más de 15 minutos, por lo que no afecta el tiempo de trabajo de los equipos. En la Daily Scrum se habla sobre:
- Lo que hizo cada miembro del equipo el día anterior.
- Lo que planean hacer ese día.
- Y cualquier obstáculo que estén experimentando para que el equipo pueda ofrecer sus consejos y apoyo.
Nosotros siempre nos pasábamos de los 15 minutos, así que hicimos 2 cosas:
- Hacerla todos los días a las 11:00h, a las 11:15 hacemos una pausa para tomar un café, de esta manera todos están concentrados en terminar rápido para no perderse la hora del café 🙂
- El día antes, 10 minutos antes de acabar la jornada, cada miembro del equipo apunta en su hoja de Notion lo que hizo durante el día, lo que planea hacer al día siguiente y las dificultades que está teniendo. De esta manera en la daily no se olvida nada y al leer las notas se hace mucho más rapido.
Con esas 2 acciones nunca nos pasamos de 15 minutos.
La Daily Scrum saca a la luz los problemas rápidamente para que el equipo pueda abordarlos y resolverlos.
Revisión del Sprint
Al final del Sprint tenemos una Revisión de Sprint, a la que asisten todos los interesados y el equipo Scrum muestra lo que ha completado durante el Sprint. El objetivo es tener algo que se pueda lanzar al público externo, ya sea una nueva campaña, un contenido, una actualización del sitio web, etc.
En nuestro caso esta reunión la tenemos también los viernes antes de la reunión de Planificación del Sprint, yo tomo notas durante la revisión y con toda la información preparo un informe que entrego al cliente el lunes siguiente donde aparecen todas las acciones completadas durante la semana y si hemos llegado al objetivo fijado o no.
Retrospectiva del Sprint
También al final del Sprint, se realiza una reunión, a la que asiste el Scrum Master, y que ofrece la oportunidad para discutir cómo funciona el proceso y ver cómo podrían mejorarlo.
Cualquier sugerencia se documenta, para que pueda implementarse.
En Orbital Revolution llevamos tiempo sin hace retrospectivas ya que todo lo tenemos super claro y funcionamos como un reloj, pero gracias a las retrospectivas nos dimos cuenta de que los sprints de 2,3 y 4 semanas no eran los más óptimos para nuestro equipo, los sprints de 1 semana nos funcionan mucho mejor (de momento).
Herramientas
En Scrum, todas las tareas que deben completarse en cualquier momento se capturan en el Backlog de Marketing.
Esta es simplemente una lista de tareas priorizadas para que el equipo de marketing la use como fuente de todo su trabajo y deben actualizarse constantemente.
Además, el trabajo realizado por un equipo durante un Sprint se visualiza en un Scrum Board, un tablero que puede ser físico o virtual, pero realiza la misma función independientemente de cómo se vea, nosotros usamos Jira.
El tablero se divide tradicionalmente en tres columnas que representan las etapas de trabajo:
- Para hacer.
- En curso.
- Tareas completadas.
El Equipo Scrum actualiza el tablero moviendo los elementos a “En curso” a medida que comienzan a trabajar en ellos, y luego a “Trabajo completado”, una vez que se completa la tarea.
La prioridad de cada tarea la indica la posición en la que está en el tablero, están colocadas por orden de prioridad (las de arriba son las más prioritarias).
A continuación puedes ver un tablero de un proyecto real que está en nuestro Jira:
Un aspecto clave de Scrum es comprender cuánto trabajo puede completar un equipo durante un solo Sprint. Esta es una consideración importante para que el equipo pueda planificar lo que pueden lograr y comprometerse durante la planificación de Sprint.
En una agencia de marketing hacer una correcta planificación del sprint es mucho más complicada ya que por lo general cada miembro del equipo tiene más de un proyecto asignado con lo cual hay que calcular muy bien las horas asignadas a cada proyecto y el trabajo que es capaz de sacar adelante en unas determinadas horas.
Después de trabajar durante algunos Sprints, tendrás datos sobre cuánto ha podido hacer el equipo. Este valor, el total de puntos de trabajo completados por Sprint, se conoce como la “Velocidad del equipo”, y es lo que te permitirá observar los factores que afectan el rendimiento del equipo, como la cantidad de interrupciones externas, para tratar de abordarlos en consecuencia.
Se realiza un seguimiento de la entrega de tareas dentro de cada Sprint respectivo utilizando un gráfico de Burndown.
Esta es una representación gráfica del trabajo que queda por hacer en el Sprint, en comparación con la cantidad de tiempo restante. Realiza un seguimiento de la finalización del trabajo del equipo a medida que avanzan hacia el final del Sprint, idealmente para que todo se realice.
Conclusiones
Scrum es un proceso simple e interactivo para la gestión de proyectos que ofrece resultados de mejor calidad, velocidad de comercialización acelerada, más control y menos riesgo, y una mejor alineación para los clientes.
Aunque se originó en el espacio de desarrollo de software, tiene una aplicación significativa para otras funciones, incluido el marketing. Sin embargo, debe adaptarse para tener en cuenta la naturaleza, los matices y el contexto específicos del marketing para tener éxito.
Scrum comprende un conjunto de prácticas que cubren roles específicos dentro del equipo, los eventos que tienen lugar y las herramientas utilizadas para facilitar las formas de organizar y gestionar el trabajo.
¿Piensas que puedes implementar Scrum Marketing en tu empresa? ¿A qué desafíos te enfrentarías si tomaras esta iniciativa? ¿Quieres estar a la última en tendencias de marketing?
Una Respuesta
Mejor redactado y con tanta claridad imposible, un buen aporte y gracias
por tanta transparencia.